Compliance e brindes de final de ano no B2B, o que tem a ver?

À medida que o mês de dezembro se aproxima, toda empresa deve começar a pensar em suas políticas de bonificação, especialmente se elas envolvem mais de uma empresa associada. Os brindes de final de ano podem ter um grande efeito no moral da sua equipe, assim como na imagem do negócio para o público. Porém, é necessário tomar certos cuidados para não ter problemas de compliance.

Pode não parecer que esta área estaria relacionada com qualquer parte das bonificações de fim de ano na empresa. Porém, a proximidade entre os dois conceitos é bem grande, especialmente quando trata-se de negócios B2B. Se você não entender essa relação, pode até ser que acabe infringindo certas leis.

Para que você compreenda melhor o assunto, vamos explicar aqui o que é o compliance e como ele está relacionado aos brindes de final de ano no B2B. Acompanhe:

O que significa compliance?

O nome vem do termo em inglês “comply”, que significa “agir em conformidade com as regras”. De forma bem simples, o setor de compliance em uma empresa trabalha para que os demais setores e o negócio como um todo sigam leis, diretrizes estabelecidas internamente e outros tipos de regulamentos para melhor ordenar o trabalho de todos.

Em parte, essa área de atuação envolve evitar ações que possam dar margem para suspeita de crimes. Quando trata-se de negócios B2B, ele é ainda mais importante, pois as relações entre diferentes empresas são sempre monitoradas pelo público e pelos órgãos fiscais. Atentar para atitudes que possam comprometer sua imagem deve ser parte do dia a dia.

Sua relação com a distribuição de brindes é mais clara ao lembrar uma coisa: certos “presentes” podem ser facilmente confundidos com ações ilegais, como caixa 2, estelionato, lavagem de dinheiro, entre outras coisas. Felizmente, você pode se prevenir contra esse tipo de acusação com atitudes simples e um compliance bem estruturado.

Como você pode escolher os melhores brindes de final de ano?

1. Estabeleça uma política consistente de recompensas

O primeiro passo para evitar qualquer desentendimento, especialmente com a alta gestão de outras empresas, é ter regras consistentes para a gestão de presentes no final de ano. Não estabelecer limites mínimos pode tornar a questão mais difícil de lidar no futuro, especialmente para a fiscalização do setor de compliance. Não é possível advogar por regras que não existem, afinal.

Coisas simples, como quem receberá os brindes, qual será o valor mínimo e máximo estimado, em quais condições o benefício pode ser revogado, quem deve aprovar a proposta, entre outras, devem ser estabelecida desde o começo. Sem esses dados, não só será mais difícil estabelecer quais brindes serão oferecidos como você também precisará se esforçar mais para identificar qualquer irregularidade no processo.

2. Consulte seus sócios para fazer a melhor escolha

Já que você lidará com uma troca em B2B, é natural que você deva consultar as demais empresas envolvidas neste processo. Afinal, se eles não tiverem voz nessa discussão, pode ser que eles mesmos levantem suspeitas com relação aos brindes oferecidos no fim de ano. Não é necessário se alarmar muito, apenas ter uma conversa franca sobre o assunto.

Caso a ideia seja fazer uma troca, deixando que cada empresa ofereça um presente à outra, tenha certeza de que os valores foram acordados entre as partes desde o começo. Uma troca desigual pode, no mínimo, deixar as relações mais tensas. No máximo, gerar suspeitas de ilegalidade na relação entre as empresas.

Transmita todas essas informações ao seu setor de compliance e peça que ele acompanhe o processo. Após gerar um acordo e oficializar as regras envolvidas, você terá mais facilidade para trabalhar para mantê-las.

3. Busque a maior satisfação do destinatário

Apesar de todas as preocupações com leis e suspeitas de ilegalidade, os brindes de final de ano ainda são um ótimo meio de contribuir para melhorar o clima organizacional e a relação com suas empresas associadas. Quanto mais cuidado você tomar ao fazer sua escolha, melhores serão suas chances de acertar e contribuir para a cooperação entre todos os colaboradores.

Para atingir esse resultado, você deve fazer uma pesquisa minimamente detalhada com relação ao perfil dos colaboradores que vão receber este benefício. Afinal, algo que possa agradar a um membro inserido na equipe recentemente provavelmente não será tão promissor para alguém que já está na empresa a vários anos e possui grupos de interesses completamente distintos.

4. Não cruze a linha entre “suborno” e “brinde”

Mias uma vez, a questão da legalidade nestes brindes é muito forte. Afinal, qualquer transação de bens entre empresas pode ser considerada suspeita dependendo do contexto e do ângulo. Mesmo que você considere que o presente seja apenas uma cortesia diplomática, o destinatário pode ter uma interpretação completamente diferente. Especialmente se for uma empresa muito menor que a sua.

Mais uma vez, a questão das relações de poder envolvidas nesse brinde entra em jogo. Pode ser que a transferência soe como uma forma de coagir alguém em posição desvantajosa, por exemplo. Manter uma política de compliance consistente aqui será muito importante para evitar esse tipo de suspeita.

5. Fale com o destinatário, especialmente se for uma pessoa importante

O consentimento do destinatário é sempre importante para evitar qualquer desentendimento entre as partes. Um presente inesperado de uma empresa parceira pode ser interpretado de várias maneiras, como já mencionamos. Mas essa situação se agrava quando seu destinatário é alguém com muito poder, como um funcionário público de alto nível hierárquico.

Obter uma permissão oficial desse tipo de pessoa contribui muito para evitar que seu brinde seja confundido com alguma atividade criminosa. É muito importante que essa resposta seja documentada, caso a natureza da transição de bens seja colocada em questão. Pode parecer um exagero, mas o seu setor de compliance precisa de material para atuar.

Agora que você tem essas dicas, pode fazer a distribuição de brindes de final de ano no B2B com bem menos preocupações. Tem mais alguma dúvida sobre o tema? Então, deixe um comentário com sua pergunta que responderemos em breve!